Multispip ICAME – Suivi de projet

Guide utilisateur

SOMMAIRE

Préambule

1 - Votre site de suivi de projet

2 – Créer ou modifier les rubriques

3 - Comment créer un article

4 - Les brèves

5 – Les mots clés

Préambule

Multispip est un outil de création de sites intranet de veille ou de projet conçu spécifiquement pour les agents du service ICAME.

En utilisant cet outil, vous allez créer un site Internet très rapidement à partir d’un modèle standard.

Ce modèle contient une arborescence de rubriques par defautbase, ainsi que quelques articles. Après voir créé votre site, vous pourrez modifier, supprimer ces éléments et ajouter du contenu sous forme d’articles dans votre site en utilisant l’interface d’administration.

A la différence du site public, l’accès à cette interface est limité au créateur du site Internet (c’est a dire vous) et aux personnes que vous choisirez (les intervenants sur le projet).

Pour accéder à l’interface d’administration de votre site de suivi de projet, cliquez sur le lien « administration » en haut à gauche de la page d’accueil du site public.

Vous avez aussi la possibilité de personnaliser un grand nombre d’élément de votre site Internet pour le faire correspondre au mieux à vos besoins.

L’objectif de ce document est de vous guider dans la personnalisation et l’utilisation de votre site de suivi de projet.

Introduction

Le modèle de suivi de projet vous permet de communiquer sur votre projet au moyen d’un site intranet complet.

Un plan du site, un moteur de recherche, un menu de gauche, un chemin de fer et une zone d’éditorial sont les éléments de base d’un site intranet classique.

Le modèle de projet possède certaines spécificités décrites ci-dessous :

• Un module de brêves permettant de mettre en avant des informations courtes et périssables

• Un module d’actualités comprenant automatiquement les 20 derniers articles publiés sur le site et classés par date

• Des modules configurables en 3^ème colonne

Les modules de 3^ème colonne vous permettent la mise en avant d’articles contenus dans l’arborescence des rubriques en fonction de certain critères. Par exemple, si un cahier des charges doit absolument être relu et validé par tous les membres du projet, il suffit de créer un nouveau mot clé « à valider » et de l’ajouter à l’article contenant ce cahier des charges. Un module arrivera donc directement en 3^ème colonne qui se nommera « à valider » et qui contiendra les entètes des articles choisis.

• Votre site de suivi de projet

Rubriqueschemin de fer

Nom du site ou image

Rubriques

Les brèves

Importance

Derniers articles publiés

Les rubriques :

permettent de classer les informations contenues dans le site.

Le nom du site :

correspond au nom que vous avez donné durant la phase de création de votre site. Il peut être modifié, ou remplacé par une image.

L’édito :

C’est un article qui n’apparaît que sur la page d’accueil. Il contient en général une courte présentation du projet.

Les actions :

Elles vous permettent de mettre en avant les articles qui impliquent une action de la part des visiteurs du site. Il est possible de modifier la liste des actions.

Les Importances :

Attirent l’attention sur certains articles de votre choix. Comme les actions, les importances sont paramétrables.

Les Brèves :

Il s’agit d’un format d’article simplifié dont le contenu est présenté dès la page d’accueil. Les brèves sont adaptées aux annonces ou aux informations courtes.

Les derniers articles publiés  :

Dans cette zone de la page d’accueil apparaissent les 3 derniers articles publiés sur le site (titre + résumé) + les 20 suivants (titre seulemen).
Cet affichage se fait de manière automatique.

Les Réactions:

Possibilité pour tous les utilisateurs de réagir sur un forum attaché à chaque article.

Créer ou modifier les rubriques

L'aspect principal de la gestion de contenu est l’organisation du contenu au sein d'une arborescence de rubriques. Chaque élément de type article ou brève est ainsi relié directement à une seule rubrique.

Les rubriques principales, c'est à dire se trouvant directement dans cetteà la racine de la hiérarchie, sont appelées secteurs. Ce sont les grands thèmes du site. Ils apparaissent en bleu dans un cadre.

Les sous rubriques apparaissent en dessous des rubriques principales. En blanc, sur fond bleu foncé.

Seules les rubriques actives, c'est à dire comportant au moins un article validé dans ses branches, sont prises en compte dans l'affichage du site public.

La structure du site est visible et peut être modifiée dans l’interface d’administration.

Par défaut, votre site de suivi de projet contient 4 rubriques principales : Configuration du site, Rubrique cachée, Suivi du projet et contacts.

Configuration

La rubrique configuration contient des articles qui n’apparaissent pas dans le plan du site ou dans les pages de rubriques du site plublic. Cette rubrique ne doit être ni renommée ni déplacée.

Rubrique cachée

Cette rubrique n’apparaît pas dans la navigation de droite, ni dans le plans du site. Elle peut contenir des articles que vous ne souhaitez afficher que dans la navigation de gauche.

Les autres rubriques

Les rubriques Suivi du projet et contacts sont fournies a titre d’exemple. Dans la première, qui contient une liste de sous rubriques, vous pouvez repartir les articles liés a l’actualité et au suivi de votre projet. Dans la seconde, vous pouvez écrire des articles contenant les noms et les coordonnées des personnes impliqués dans le projet.

Vous pouvez créer un nombre de rubrique illimité. Les rubriques peuvent être renommées ou déplacées. Le nom des rubriques ne devrait pas dépasser 20 caractères. Les rubriques peuvent contenir des sous rubriques qui elles mêmes peuvent contenir des rubriques, néanmoins, il est recommandé de ne pas réaliser plus de 3 niveaux afin que l’arborescence ne soit pas trop complexe.

Une documentation (plus) complète et à votre disposition dans l’espace d’administration.

1 Connectez-vous à l’interface d’administration de votre site.

Entrez votre pseudo et votre mot de passe.

2 Allez dans

3. 

   A - Pour modifier une rubrique existante : Cliquez sur le triangle à gauche de la rubrique pour déployer la liste des sous rubriques, ou sur le nom de la rubrique pour la modifier.
   
   
   B - Pour créer une nouvelle rubrique : Cliquez sur
   
   
   
   

4. 

   Vous pouvez changer, ou ajouter un logo à la rubrique.
   
   Ce logo apparaîtra dans les pages des rubriques du site public, et en haut des pages d’articles.
   Cliquez sur le triangle noir pour ouvrir le module de téléchargement d’image. Les logos ne doivent pas dépasser 40 pixels de haut sur 40 pixels de large.

3. Cliquez sur
   
   
   
   

4. Vous pouvez modifier, ou saisir le nom de la rubrique, ainsi que le descriptif rapide qui apparaîtra dans les pages de rubrique.
   
   
   

Vous pouvez classer les rubriques en les numérotant sous la forme : 10. XXX, 20.XXX.

Le numéro devant le nom de la rubrique n’apparaît pas sur le site public, mais les rubriques sont triées par ordre croissant.

Comment créer un article

Une documentation (plus) complète et à votre disposition dans l’espace d’administration.

1 Connectez-vous à l’interface d’administration de votre site.

Entrez votre pseudo et votre mot de passe.

2 Allez dans

3 Naviguez dans le menu de gauche, en descendant dans les rubriques jusqu’à ce que vous arriviez dans la rubrique où vous souhaitez écrire votre article.

4 Cliquez sur

5 Dans la page d’édition de l’article, remplissez les différents champs.

Les informations caractérisant les articles sont les suivantes :

Titre, Sous titre, Descriptif, Texte, Post-Scriptum, Auteur, Date de publication, Date de publication antérieure, Mots clés

Pièces jointes

Une fois qu'un article a été commencé, il est possible de lui joindre tous types de documents, tant des images illustrant le texte, que des documents présentés au téléchargement avec une vignette de prévisualisation optionnelle. Ces documents se présentent principalement sous la forme de fichiers de type Microsoft Word (extension .doc) ou Acrobat PDF (extension .pdf), et sont donc exploités dans l'outil de gestion de contenu sous forme de documents attachés à des articles.

Remarque : Vous pouvez utiliser des raccourcis typographiques pour mettre des parties de votre texte en gras, en italiques, ajouter des liens ou des images.

► Voir la liste des « raccourcis »

6 Si vous vous êtes trompé de rubrique, vous pouvez directement mettre votre article dans une autre rubrique, avec :

3. Lorsque votre article est prêt, cliquez sur [Valider] (en bas de page). Vous pouvez alors lui associer des mots clés qui correspondent aux urgences et aux importances.

► Voir « les mots clés »

Le groupe de mot clé « invisible » est uniquement attribué
aux articles servant à la personnalisation du site.

8 Si votre article est fini, cliquez sur [Demander la publication de cet article] pour le faire parvenir aux administrateurs du site ainsi qu’aux autres rédacteurs.

Vous pouvez aussi rédiger un article en plusieurs fois (revenir le compléter plus tard) mais dans ce cas ne demandez pas sa publication.

9 Si vous êtes administrateur, vous avez la possibilité de mettre en ligne un article directement en sélectionnant l’état : « publié en ligne » .

Les brèves

La création d’une brève est similaire à celle d’un article.

1 Connectez-vous à l’interface d’administration de votre site.

Entrez votre pseudo et votre mot de passe.

2 Allez dans

3 Cliquez sur

4 Sélectionnez la rubriques dans laquelle doit se situer la brève

et cliquez sur

5 Remplissez les différents champs de la brève, et publiez-la en sélectionnant l’état : « brève validée ».

Les mots clés

Votre site de suivi de projet propose plusieurs stratégies de mise en avant des articles.

La distinction entre des articles qui doivent entraîner une action de la part des visiteurs du site, ou l’urgence qu’ils impliquent, se fait en leur attribuant des mots clés.

Attribuer des mots clés aux articles

1 Sélectionnez l’article

2 Ouvrez le panneau mot clé

3. Sélectionnez un mot clé et cliquez sur « Choisir »

Personnaliser les mots clés

Les intitulés et le nombre de mots clés correspondant aux urgences et aux importances peuvent être modifié.

1 Connectez-vous à l’interface d’administration de votre site.

Entrez votre pseudo et votre mot de passe.

2 Allez dans

3 Cliquez sur

4 Cliquez sur le nom du mot clé pour le modifier ou sur

L’essentiel des fonctions de personnalisation de votre site se fait a partir de mots clés. Votre site de suivi de projet compte 4 groupes de mots clés (Actions, Importances, invisible, Sécurisé ). Chacun de ces groupes contient des mots clés qui, attribués à des articles, modifient la manière dont ils s’affichent dans le site. En dehors de certains mots clés du groupe invisible qui sont essentiel au fonctionnement du site, leur usage est optionnel.

Les groupes « Actions » et « Importances »

Les actions

Les mots clés du groupe « actions » s’affichent sous la forme de blocs à droite de la page d’accueil de votre site. Ces blocs contiennent la liste des articles auxquels vous avez attribués ces mots clés. Ils permettent de regrouper et d’afficher des articles de votre choix dès la page d’accueil. Vous pouvez modifier le nom et le nombre des mots clés contenus dans ce groupe, mais pas le nom du groupe.

Les importances

Les mots clés du groupe « importances » sont une option de mise en avant supplémentaire.
Ils s’affichent à côté du titre de l’article auquel il est attribué. Vous pouvez modifier le nom et le nombre des mots clés contenus dans ce groupe, mais pas le nom du groupe.

Les couleurs

Les couleurs des mots clés doivent être saisies dans le champs « Descriptif rapide ». Elles sont sous forme exadécimale.

Voici une sélection de couleurs que vous pouvez utiliser pour personnaliser votre site et de leurs correspondances en code exadécimal que vous devez saisir dans le champs « Descriptif rapide » du mot clé.

Le groupe « Sécurisé ».

Ce groupe permet de sécuriser l’accès a une rubrique, ou a un article. Lorsque vous attribuez l’un des mots clés de ce groupe a un article ou une rubrique, l’internaute devra saisir un mot de passe pour accéder à son contenu. Le mot de passe est en fait le titre du mot clé. Vous pouvez créer plusieurs mots clés dans ce groupe qui constitueront autant de mot de passe différents.

Le groupe « Invisible ».

Ce groupe contient des mots clés qui n’apparaissent pas de manière explicite dans le site, mais, déterminent l’affichage de certains articles.

Edito

L’article (ou les articles) auquel est attribué ce mot clé apparaît en haut de la page d’accueil. Il peut contenir une description de votre projet, ou des informations essentielles que vous souhaitez faire apparaître en première page de votre site.

Affiche rubrique

Les articles auxquels sont attribués ce mot clé s’affichent en entier dans la page de la rubrique dans laquelle ils se situent.

Cette fonction est utile pour des article très courts, ou qui ne contiennent que quelque liens.

Caché

Les rubriques auxquelles sont attribués ce mot clé n’apparaissent ni dans la navigation de gauche, ni dans le plan du site.

Configuration

L’article auquel est attribué cette rubrique contient des éléments de configuration de l’ensemble du site.

Inclure

Ce mot clé vous permet d’insérer des pages extérieures au site au sein d’une page d’article.

L’article auquel vous attribuez ce mot clé peut contenir un descriptif rapide. Le champs texte contient le lien vers le fichier que vous voulez afficher dans le site. Le champ chapeau peut contenir une variable supplémentaire (chemin vers des images par exemple).

TitreSite

Pour afficher un logo à la place du titre par defaut de votre site, il faut créer un article dans la rubrique « Configuration du site » et lui attribuer le mot clé TitreSite. Les dimentions du logo doivent être inférieures a 400 pixels de large par 100 pixels de hauteur. Il doit être compressé au format GIF avec un fond transparent.

Les racoucis

Les raccourcis permettent d’enrichir les articles en y ajoutant des liens ou des mises en formes particulières sans faire appel au langage HTML.